Cómo hacer listas de tareas que funcionan

Hace unos años, cuando descubrí el minimalismo, entendí que necesitaba aprender a gestionar eficientemente mis tareas si quería reducir estrés y recuperar el control de mi tiempo.

Leí algunos libros que me ayudaron mucho, como "Getting things done" (Organízate con eficacia), de David Allen, o "Gestiona mejor tu vida" de Berto Pena, que fue mi mentor y me cambió la vida. Te recomiendo mucho su blog Think Wasabi, donde explica trucos fantásticos de productividad y organización.

Llevo años aprendiendo técnicas y mejorando la eficacia de mis listas, y quiero contarte las claves más importantes que he descubierto para crear listas que funcionan y que realmente te hacen resolver tus tareas:

PÓNSELO FÁCIL A TU CEREBRO

Lo primero que debemos entender es que las listas sirven para darle la información ya masticada al cerebro, para que no tengamos que pensar a la hora de hacer la tarea, y que todo nuestro esfuerzo se enfoque en ACTUAR.

Hay un momento para planificar y otro para actuar. Si a la hora de ponerte a trabajar tienes que pensar qué es lo que tienes que hacer y cómo... es muy probable que acabes procrastinando. Necesitas instrucciones tan claras que no den lugar a procrastinar, que sea leerlas y pasar a la acción, sin pensar.

Tómate un ratito diario para pensar y planificar tus tareas, y anótalas de forma que sepas que, en el momento de hacerlas, no vas a tener que pensar más. ¿Y eso cómo se hace? Te doy algunas ideas:

• Divide las tareas en tareas más pequeñas y simples. Si te pones como tarea "minimalizar mi ropero", es probable que no sepas ni por dónde empezar, y acabes postergándolo durante meses. Simplifica en una serie de tareas súper simples, como "elegir una paleta de colores", "revisar camisetas" o "llevar la ropa vieja al reciclaje".

• Al apuntar la tarea, sé muy específico, y utiliza un verbo. Evita escribir tareas del tipo: "Contrato teléfono". Especifica: "Llamar a Telecom para cambiar la tarifa de teléfono". Aunque te parezca evidente de qué se trata, escribirlo así le ahorra a tu cerebro pensar, y eso es lo que marca la diferencia entre hacerlo o no hacerlo. Si no me crees, ¡pruébalo!

CENTRALIZA TUS LISTAS

Otro truco clave para que las listas funciones es mantenerlas centralizadas en un solo sitio. Las listas en papelitos sueltos o en diferentes cuadernos acaban traspapelándose y no sirven de mucho. Hazlo como quieras, pero júntalas y organízalas, para tenerlas siempre accesibles.

En mi opinión, las aplicaciones digitales funcionan mucho mejor que el papel, en este caso. Yo utilizo la aplicación Trello para mis listas. Es gratis, fácil de usar y te permite muchas más opciones que el papel. De hecho, desde que utilizo Trello, ya casi no utilizo la agenda, como te conté en este artículo.

Esto te facilitará el siguiente truco...

ORGANIZA TUS LISTAS POR TEMAS BIEN DEFINIDOS

Las listas tipo "cajón de sastre" con un montón de tareas de temas diferentes que no tienen relación unas con otras, no suelen funcionar. Agrupa tus tareas en diferentes listas según el tema. Y, si utilizas Trello, también puedes agrupar las listas en diferentes paneles.

PON TUS TAREAS EN EL ORDEN EN QUE QUIERES REALIZARLAS

Empieza por las rápidas, las que puedes quitarte de encima en un par de minutos, como responder un mensaje. Sigue por tu tarea prioritaria del día y asegúrate de terminarla antes de enredarte con otras cosas.