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La agenda que te cambiará la vida



Un buen sistema de gestión de tareas no solo mejora tu productividad y te ahorra tiempo, sino que te permite vaciar la mente de preocupaciones e información, y quedarte tranquilo sabiendo lo que tienes que hacer en cada momento, sin olvidar nada.


El año pasado estuve utilizando un "Bullet Journal", que es un sistema de agenda que reúne en un solo cuaderno toda la información que necesitas, tanto profesional como personal, y que está organizado por temas y categorías.

El bullet journal me ayudó a organizarme mucho mejor y dejar de perder información importante. Sin embargo, el cuaderno se me hacía pequeño y resultaba poco práctico cuando tenía que apuntar muchas cosas. Necesitaba un sistema mejor.


Al final, me he pasado a lo digital y me va mucho mejor. Estoy utilizando la aplicación Trello, que sirve para gestionar listas de tareas. Sigo teniendo una agenda de papel, pero sólo la utilizo para apuntar las tareas que tienen fecha y hora, como una reunión con un cliente o una llamada.


La agenda me la he hecho yo misma a mano en un cuaderno Leuchturm. He puesto una semana en dos páginas para tener una vista completa. También tengo una sección con el calendario mensual donde puedo ver todo el mes de un vistazo. Esto me va muy bien para apuntar viajes o eventos y hacerme una idea general de lo que viene en los próximos meses.


¿Y qué pasa con todo el resto de tareas? He podido comprobar que a la mayoría nos cuesta muchísimo planear un horario del día entero y tener la disciplina de seguirlo. Esto nos frustra y nos acaba distrayendo del trabajo que tenemos que hacer.


Lo que yo te propongo es que no le pongas horario a tus tareas nunca más y que, en cambio, utilices un sistema inteligente de listas de tareas. Se podría hacer en papel pero, en este caso, la experiencia me dice que el formato digital es la clave del éxito. Porque las listas en papel son difíciles de modificar y actualizar y, además, no siempre es cómodo sacar la libreta para ponerte a escribir. Sin embargo, el móvil siempre lo llevas a mano y tardas literalmente segundos en apuntar cualquier cosa.


Trello es una aplicación que funciona tanto en el teléfono móvil como en el ordenador, de forma sincronizada. Permite crear múltiples tableros, y múltiples listas dentro de cada tablero. Cada elemento dentro de una lista es como una tarjetita que puedes modificar, cambiar de orden, enviar de una lista a otra, e incluso de un tablero a otro.


El objetivo de este sistema es vaciar tu mente instantáneamente en estas listas cada vez que se te pasa alguna cosa por la cabeza. ¡Esto supone un cambio total de vida! Te permite ir a dormir sin preocupaciones, sabiendo que está todo ahí escrito y organizado.


Y lo mejor es que es un sistema totalmente personalizable. A medida que lo utilizas vas entendiendo las listas que necesitas y las que no te sirven, y lo vas adaptando a tus necesidades. También lo puedes adaptar a circunstancias cambiantes a lo largo del tiempo.


Puedes utilizar las listas que quieras, pero hay dos que siempre vas a necesitar:


1. Bandeja de entrada o INBOX.

La lista de Inbox es donde van a aterrizar en un primer momento todas esas cosas que se te pasan por la cabeza. Una vez al día, o con la regularidad que necesites, la revisas y mandas cada tarea a su lista correspondiente.


2. Tareas para hacer HOY.

Es donde apuntas las tareas que quieres hacer hoy... o mañana, o lo más pronto posible. Es algo así como la agenda diaria, pero sin horarios.


Tómate unos minutos cada día antes dormir para actualizar esta lista y así te vas a la cama sabiendo qué es lo que tienes que hacer al día siguiente. Cuando tienes todas tus tareas bien organizadas y puestas por orden de prioridad siempre sabes lo que tienes que hacer, y ya no necesitas más horarios. Simplemente, vas haciendo tareas de la lista.


Otras listas que te pueden resultar útiles:

• Cosas para hacer más adelante.

• Cosas que investigar.

• Libros que quiero leer.

• Personas que quiero contactar.

• Ideas para el proyecto x.

• Preguntas para el jefe.

• Temas para la próxima reunión.

• Recados, o lista de la compra.


A mí me gusta utilizar un tablero separado para proyectos con muchas tareas. Si estoy organizando una fiesta para mi hermana, por ejemplo, creo un tablero con diferentes listas:

Invitados.

Ideas para regalos.

Recados.


Es de gran ayuda escribir correctamente la descripción de la tarea. Una tarea debe ser súper concreta para que tu cerebro entienda fácilmente lo que tienes que hacer.

Ejemplo: Evita escribir tareas del tipo Fulanito. Mejor llamar a Fulanito para pedirle el libro de recetas.


Una clave del éxito es dividir en tareas muy pequeñitas que sean concretas y fáciles. De esta forma, evitas quedarte bloqueado ante una tarea demasiado complicada.


La mejor manera de entender este sistema es empezar a utilizarlo. No le tengas miedo a la app y ¡anímate a probarlo!